Een terechte en veelgestelde vraag; “Ik heb al een boekhouder/boekhoudsysteem, kan dat samen?”
FlexUren (de administratietool) is inderdaad geen boekhoudprogramma, maar een tool die zorgt voor geautomatiseerde overeenkomst, urenregistratie en facturatie. De laatste twee kunnen overlap vormen met jouw boekhouder/boekhoudpakket.
De achterliggende gedachte:
Het overeenkomen van een juiste overeenkomst geen werkgeversgezag blijkt niet zo simpel als het lijkt. Er gaat veel tijd in verloren en soms ‘vergeet’ men het.. Daarnaast is het versturen van facturen en/of betalingsherinneringen ook niet altijd een fijne bezigheid. Je besteedt je tijd liever aan onderwijs.
Een team van experts heeft daarom speciaal in opdracht van Flex een geïntegreerde tool ontwikkelt vanuit de gedachte van Flex; Automatiseren wat je kunt automatiseren maar wel de autonomie van de zzp’er behouden. De tool levert gemak en eenduidigheid terwijl de zzp’er nog steeds de voorwaarden bepaalt.
"Ik factureer alles via Flex"
Indien jouw zzp enkel gericht is op werkzaamheden in het onderwijs en FlexOnderwijs levert je genoeg opdrachten op, dan volstaat gebruik van FlexUren in je wettelijke verplichtingen. Per kwartaal hoef je enkel de uitgaande facturen (downloaden via je dashboard) en de inkomende facturen (bonnetjes etc) te verzamelen. Hier maak je een balans van op en dit geef je door aan de belastingdienst.
"Ik heb een boekhouder"
Houdt iemand anders de boekhouding voor je bij? Dan is het eenvoudig op te lossen door je facturen vanaf het dashboard te downloaden en aan hem/haar door te geven. De facturen die Flexuren namens jou aanmaakt hebben een oplopende reeks unieke factuurnummers hebben. Hierdoor voldoe je aan de eisen van de belastingdienst en kun je dus met een gerust hart twee verschillende reeksen met factuurnummer hanteren. De term hiervoor is “externe facturen”
"Ik heb een boekhoudpakket"
The Bookie
Een aanrader! tekst volgt
- Ga op het platform naar "tools"
- Ga vervolgens naar serices en koppel je boekhoudpakket
Moneybird
Een aanrader! Naast het eenvoudige uploaden van de facturen kan je je account ook koppelen aan je (zakelijke) bankrekening zodat je zeker weet dat alles wat in/uit gaat een factuur heeft. Daarnaast heeft moneybird een eenvoudige resultaatrekening (je winst/omzet berekening) en directe ingang bij de Belastingdienst voor de aangiftes.
- Login op moneybird.nl
- Ga in de bovenste balk naar 'facturen'
- Klik op 'externe facturen'
- Klik op 'uploaden'
MoneyMonk
Het is mogelijk om externe facturen handmatig toe te voegen.
- Maak een verkoopfactuur na via 'facturen' + 'verkoopfactuur toevoegen
- Verzend deze factuur NIET
- De originele verkoopfactuur kan je toevoegen als 'bestand' aan de factuur in MoneyMonk
E-boekhouden
Je kunt middels mutaties importeren (pdf) facturen uit een ander systeem uploaden. Een pdf uploaden is zo niet mogelijk, maar een .csv .xls .xlsx wel. Je kunt deze vinden op je factuuroverzicht via je dashboard.
- Ga op het platform naar "tools"
- Ga vervolgens naar serices en koppel je boekhoudpakket
- Ga naar je FlexDashboard en klik op facturen
- Je kunt hier de facturen downloaden als 'excel'
- Ga naar E-boekhouden > Beheer > Inrichting > Mutaties importeren
- Importeer facturen.xls en wijs de velden toe
- Optioneel; je kunt PDF-facturen downloaden en uploaden via de app of direct in het digitaal archief.
Rompslomp
Je kunt facturen via .xls uploaden. Hier vind je de uitleg in stappen
- Ga naar je FlexDashboard en klik op facturen
- Je kunt hier de facturen downloaden als 'excel'
- Ga naar Rompslomp > 'Facturen' > 'Exporteren' > 'Importeer .xls'
- Download het importbestand
- Neem de gegevens over van het document dat je via Flex hebt gedownload
- Volg de stappen door HIER te klikken
- Abonnement bij Rompslomp
- 0,00 starterstarief (beperkt)
- 15,- per maand
Snelstart
Er zijn twee manieren: via een email de facturen mailen met “[verkoop]” in de mailtitel of een booking aanmaken in “verkoop”
- In het menu vind je de pagina "boeking toevoegen". Let op, dit is anders dan "factuur toevoegen"
- Aan je booking voeg je handmatig de factuur van flex toe. Dat kan als pdf. Het programma herkend al ht goed is direct alle informatie
Tellow
- Nadat je bent ingelogd ga je in het menu naar 'Verkoop'->'Facturen'.
- Klik op de knop met drie verticale bolletjes rechts van het scherm en druk op 'Upload factuur'.
- Voeg jouw flex-onderwijs factuur toe als bijlage en neem het totaal bedrag over.
- Sla de factuur op en koppel deze aan het bijbehorende bijschrift of voeg handmatig een betaalmethode toe.